Hoe zet je effectief je marketingbureau in?

1. Begin met heldere doelen en een strategie

Het succes van een samenwerking valt of staat met duidelijke communicatie. Die begint met het afstemmen van heldere doelen en een strategie in onze ogen, waardoor de focus en de richting duidelijk wordt. Zorg ervoor dat je:

• Een specifieke doelstelling kan delen met je bureau: Wil je meer leads, een hoger conversieratio of je merkbekendheid vergroten? Hoe concreter je bent, hoe beter je bureau kan leveren.
• Meetbare resultaten: Gebruik KPI’s (Key Performance Indicators) zoals ROI, organisch websiteverkeer of sociale media-interacties om voortgang te monitoren. Zorg dat je samen met je bureau afspraken maakt over op welke KPI’s je stuurt, zodat miscommunicatie kan worden voorkomen.

Op basis hiervan weet het marketingbureau waarmee je samenwerkt, als het goed is, precies wat de opdracht is en kunnen zij beginnen met het opzetten van een strategie die leidt tot het behalen van je doelen. Een goede strategie is hierin erg belangrijk, want het is de rode draad in de route die jullie samen inslaan om naar je gewenste doelstellingen te gaan en deze te behalen. Vergeet dan ook niet om soms terug te pakken op dit plan om met elkaar te checken of dit nog steeds de route is die jullie moeten nemen.

2. Zorg voor een sterke basis: merkstrategie en duidelijke briefings

Een goed begin is het halve werk, toch? Voordat je een marketingbureau inschakelt, is het belangrijk om een stevige basis te hebben. Dit betekent niet alleen dat je helder hebt wat je doelstellingen zijn, maar ook dat je inzicht biedt in je merkstrategie en positionering. Hoe scherper je dit hebt, hoe effectiever een marketingbureau met je kan samenwerken.

Merkstrategie en positionering
Voordat je met een marketingbureau in zee gaat, is het handig om de volgende zaken op een rij te hebben:

• Merkidentiteit en kernwaarden – Waar staat je merk voor en welke tone of voice past daarbij?
• Buyer persona’s – Wie is je doelgroep en wat zijn hun behoeften?
• Concurrentieanalyse – Wie beschouw je als je concurrenten en hoe onderscheid je je?
• Eerdere marketinginspanningen – Wat heb je al geprobeerd, wat werkte goed en wat niet?
• Unique Selling Points (USP’s) – Wat maakt jouw merk of product uniek in de markt?

Daarnaast is het ook handig om na te denken over de volgende 3 extra punten:

• Samenwerkingsvorm – Wil je een marketingbureau inschakelen voor een eenmalig project of een langdurige samenwerking?
• Kanalen en focusgebieden – Welke kanalen zet je al in en welke wil je (meer) gaan benutten?
• Toekomstplannen en wensen – Heb je specifieke wensen zoals een nieuwe website of een focus op datagedreven marketing?

Hoe meer je hierover kunt delen, hoe sneller een marketingbureau de juiste strategie kan bepalen en impact kan maken.

Effectieve briefings voor campagnes
Werk je al samen met een marketingbureau? Dan draait het niet alleen om de grote lijnen, maar ook om goede briefings voor specifieke campagnes. Een sterke briefing bevat:

• De looptijd van een campagne – Wanneer gaat deze live en hoe lang loopt deze?
• Budget – Welk budget is beschikbaar en hoe moet dit verdeeld worden?
• Visuals en tekstvoorstellen – Heb je ideeën, voorbeelden of bestaande huisstijlrichtlijnen?
• Context en doelstellingen – Wat is de aanleiding voor de campagne en wat wil je ermee bereiken?
• Realistische deadlines – Marketingbureaus zijn flexibel, maar plan ruim genoeg zodat er ruimte is voor creativiteit en optimalisatie.

Door duidelijke briefings te maken, zorg je ervoor dat het marketingbureau precies weet wat je verwacht en efficiënt te werk kan gaan.

3. Zorg voor een contactpersoon (een verantwoordelijke)

Het werkt het fijnste als er voor beide partijen één persoon als (hoofd) contactpersoon wordt aangesteld. Bij marketingbureau’s komt het vaak voor dat er een projectleider wordt aangesteld die de verantwoordelijkheid draagt voor het account. Voor deze projectleiders is het heel veel als zij ook één (hoofd) aanspreekpunt hebben. Zo kun je met deze persoon de benodigde to do’s en updates delen.

Dit zorgt uiteindelijk voor:

• Snel kunnen schakelen bij vragen.
• Het verzamelen van input vanuit verschillende interne teams.
• Consistentie in communicatie.

Bovenstaande drie punten dragen bij aan het voorkomen van misverstanden en het vertragen van de samenwerking.

4. Maak een overlegstructuur

Iedereen wordt blij van duidelijkheid en structuur, toch? Daarom is een overlegstructuur afstemmen met elkaar heel fijn, deze kan er als volgt uitzien:

• Maandelijkse meeting om de resultaten te bespreken en de actiepunten voor komende maand door te nemen. Weet voor jezelf ook duidelijk wat je besproken wilt hebben in de resultaten meetings. Zo houd je ook deze meeting effectief.
• Wekelijks een check-in, zijn er dingen die besproken moeten worden of eventuele wijzigingen waar we op in moeten spelen?
• Voorkeur voor contact tussen deze twee meetings door. Bijvoorbeeld liever enkel mails of juist telefonisch. Dit zijn voorkeuren die je mee neemt in je communicatie. Misschien is een slack channel wel het ideale kanaal of kun je zelfs elkaar fysiek even kort per week zien.

Zorg dat je weet van elkaar wat de verwachtingen zijn in de contactmomenten, niets is vervelender dan dat de verwachtingen niet matchen. Weet van elkaar wat je wilt bespreken in een maandelijkse en wekelijkse meeting. Er zijn bureaus die vaker dan maandelijks de resultaten delen in meetings of in mails, bij Afix kiezen we ervoor om een dashboard dat 24/7 realtime wordt bijgewerkt te delen met onze partners, zodat er altijd toegang is tot de resultaten die we samen behalen. Ieder bureau heeft hier dan ook zijn eigen werkwijze in.

5. Geef feedback en deel je gedachten en gevoel

Het is misschien niet altijd het makkelijkste onderdeel van een samenwerking: feedback geven. Maar het is wel je verantwoordelijkheid om tijdig feedback te geven en te vragen. Hierdoor kan de samenwerking met je marketingbureau alleen maar beter worden.

• Wees specifiek: geef aan wat je wel en niet goed vind en waarom?
• Wees realistisch: geef je bureau voldoende tijd om met de feedback aan de slag te gaan en verwacht niet dat ze dit over een uur direct verwerkt kunnen hebben.
• Zorg voor prioriteiten: dit zorgt voor focus voor jezelf en voor je marketingbureau.

6. Zorg dat je verwachtingen realistisch zijn

Een goede samenwerking vraagt tijd. Verwacht niet dat je marketingbureau binnen een week spectaculaire resultaten levert – vooral niet als je werkt aan organische groei of branding. Het is belangrijk om realistisch te blijven over wat haalbaar is binnen de afgesproken tijd en het budget.

7. Tijd is geld, dus gebruik je meetings effectief

Vergaderingen kunnen echte tijdvreters zijn als ze niet goed worden benut. Maak ze zo waardevol mogelijk:

• Bereid je voor: Stuur een agenda met punten die je wilt bespreken.
• Houd het kort en bondig: Zorg dat iedereen zich aan de tijd houdt.
• Eindig met actiepunten: Zorg dat duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is.

Een effectieve meeting kan veel kostbare tijd besparen en zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde pagina zit. Merk je dat dit verbeterd kan worden, pak dan terug op het puntje feedback geven, zodat je dit bespreekt, zodat je daarna aan de slag kan om dit samen te verbeteren.

8. Evalueer regelmatig de samenwerking

Behoed je zelf ervoor dat je niet van maand op maand blindstaart op de resultaten, maar dat je ook blijft uitzoomen en kijkt naar het geheel. Neem hier eens per kwartaal de tijd voor met je marketingbureau, om samen zo naar de resultaten te kijken en naar de samenwerking.

Wat gaat er goed? Wat kan er beter? Door dit kwartaalijks te doen, kun je de samenwerking continue verbeteren en versterken. Durf daarin ook zelf om feedback te geven, door vragen te stellen als:

• Is de communicatie naar wens?
• Hoe zouden we in jullie ogen (die van je marketingbureau) de samenwerking nog effectiever kunnen maken?
• Een open en eerlijke evaluatie kan bijdragen aan een langdurige en succesvolle samenwerking.

Investeren in de relatie met je marketingbureau loont

Een marketingbureau kan enorm veel waarde toevoegen aan je bedrijf, maar het maximale eruit halen vraagt ook een actieve rol van jouw kant. Door duidelijke afspraken te maken, effectief te communiceren en regelmatig te evalueren, zorg je dat de samenwerking niet alleen soepel verloopt, maar ook echte resultaten oplevert.

Benieuwd hoe wij zo’n samenwerking aanpakken? Laten we kennismaken – wie weet is dit het begin van iets moois.